En un presente digitalizado resulta común encontrar inventarios digitales. Sin embargo, el inventario físico se alza como una necesidad atemporal. Puede definirse como el conteo de la existencia de la empresa hecho manualmente.
Acá se reflejan los activos fijos, bienes finales, mercancía en proceso e insumos. Sin olvidar al equipo, muebles e inmuebles que pertenecen a la organización. Podría compararse con los censos poblacionales realizados a nivel nacional, serán la piedra angular para la toma de decisiones.
Un acercamiento al inventario físico
Existen diferentes clases de inventarios, el inventario físico ayuda a detectar errores en el software del inventario digital. Se aconseja ejecutarla 1 vez en cada ejercicio.
Certificará que los volúmenes expresados en la base de datos se compaginan perfectamente con los volúmenes físicos en los almacenes. Al concluir, se registra en la contabilidad de la empresa.
El inventario físico forma parte integral de la gestión de inventarios. Consiste en una labor exhaustiva donde se contabilizar y anotan cada bien o mercancía. El trabajo puede incluir la medición o pesar de los productos.
No hay lugar para las prisas. La exactitud será la premisa, en especial, porque se involucra a todo el talento humano. Será una tarea extenuante por la meticulosidad necesaria, se quiere evitar cualquier error.
Si se acelera el proceso dará pie a errores y datos dudosos. Al realizar el inventario físico debe agregarse los productos en tránsito. ¿Cuáles son? Los enseres que fueron pagados pero todavía no llegan al depósito.
¿Por qué es importante ejecutar el inventario físico?
Podría compararse con un chequeo médico preventivo de la empresa. A través del inventario físico se detecta aquella maquinaria anticuada y en desuso. Bienes que necesitarán reemplazarse o desecharse.
Si la empresa trabaja como productos perecederos, permite detectar la cantidad de pérdidas porque los productos se dañaron. Igualmente, ayudará a detectar fallas en su refrigeración o almacenaje.
Comprueba el ritmo de rotación de cada producto. Es decir, la velocidad con que circulan o se venden los bienes. A nivel administrativo, permitirá analizar si se produce en mayor cantidad de la demandada.
Ayuda a contrastar la información de los registros digitalizados. ¿Se reflejan las cantidades reales de cada bien en el software?
Además, el inventario físico posee diversidad de funciones. Entre ellas se destacan:
- Al ejecutarlo, se detectan errores en la contabilización de productos que hace la herramienta de software.
- También detecta si coincide el número de inventario o productos saliente.
- Sirve para puntualizar dónde se produce el descuadre del inventario.
- Es de vital importancia porque ayuda a advertir de posibles robos.
- Asimismo, permitirá descubrir qué artículos están dañados o rotos.
¿Cuál es el proceso del inventario físico?
Se compone por una variedad de tareas, todo comienza con la implicación del talento humano. Por ende, se les notifica e involucra en la realización del inventario.
Se aprovechan las temporadas o días de escasa actividad empresarial para llevarlo a cabo. Luego se procede con una limpieza y organización de los depósitos, así podrá ejecutarse mejor el inventario.
Los bienes deben ser clasificados y medidos o pesados. Por ejemplo, una empresa textil tendrá que catalogar el tipo de tela: cuero, chifón, georgette, seda o tafetán. Así como la cantidad de metros de cada cual.
La ubicación de los productos debe responder al sistema de surtido. Para hacerlo más efectivo y fluido, cada trabajador necesita a su alcance los implementos o insumos para laborar.
Esto se reflejará en un tiempo mejor invertido. Es decir, cada jornada será más eficiente.
¿Cómo se valora el inventario?
La valoración del inventario físico responde al coste o precio en que se adquirieron los insumos. En cuanto a los productos en proceso o finales existe un trío de métodos para su valoración.
Por un lado, está el modelo de valoración LIFO. Ocurre cuando la mercancía se fabrica utilizando los insumos adquiridos recientemente. En el caso contrario, se refiere al método de valoración FIFO.
Se calcula el precio del producto basándose en el coste de la materia prima con mayor antigüedad en el depósito. El tercer método es el precio medio ponderado o PMP.
Se saca la media de la materia prima que entró cuando se fabricada el bien final y aquella registrada al comienzo de la manufactura. Cuando se trata de activos fijos, estos se devalúan conforme para el tiempo, este efecto es conocido como depreciación.
¿Qué beneficios reporta hacer un inventario físico?
Lo mejor será que se complementen tanto el inventario digital como el físico. El inventario físico permite comprobar que el software para la versión digital opera correctamente.
De manera que se eviten malas sincronizaciones o descuadres. Servirá para constatar que el producto encargado por un cliente existe en el almacén. Este constituye un factor determinante, porque en ocasiones el producto no se encuentra.
Por tanto, posibilita su entrega o fabricación para que llegue a manos del cliente. Entretanto, se previenen conflictos porque se tiene un pleno conocimiento del depósito.
Otra ventaja la representa el garantizar las buenas condiciones de cada producto. Este detalle cobra especial relevancia en los grandes almacenes, donde la clientela toca los productos y pueden dañarse.
De tal forma, podrán reemplazarse por otros en óptimas condiciones. Así tampoco se reflejarán en el conteo ni en las estanterías. Asimismo, potencia el servicio a la clientela.
¿En consecuencia? Se minimizan los reclamos, devoluciones, el deterioro de la imagen empresarial y gastos relacionados.
¿Qué considerar antes de hacer el inventario físico?
Se aconseja realizarlo en épocas de poca actividad. ¿Por qué? En multitud de empresas es inevitable detener la producción para ejecutarlo. Debido a que si entra otro producto al depósito, se desajustarán las cuentas.
Muchas tiendas cierran al público por algunas horas mientras hacen su inventario físico. Ningún producto puede salir ni entrar. Una herramienta esencial será el software de distribución.
Servirá para inventariar los productos y artículos existentes en el depósito. Puede bloquearse automáticamente dicho inventario, evitando que algún movimiento fluctúe las existencias. Se evitarán cambios en las actualizaciones.